【新入社員教育】仕事ができない新人指導の基礎・基本

会社に長く勤めていると、新入社員教育を任せられたり、新人の指導をすることが多くなると思います

教えるのが好き！得意！という方や、教わり手の新人さんも物覚えや要領がいい方であればスムーズにできるでしょう

が！！実際そう簡単に進むわけでもなく…

なんでこんな簡単なこともできないんだ！

なんで一度言ったことを忘れるんだ！

などなど…ついカッとなってしまう盤面もあると思います

そこで今回は、新人指導(とりわけ仕事があまりできない新人さん)をする上で大切な考え方をご紹介していきたいと思います

新人指導をする上での基礎・基本になる部分なので、

• 新人指導を任されている方
• できない後輩を持ってしまった方

という方はぜひ参考にしてみてください♪

仕事ができない新人に共通することとは？

そもそも基本の考え方として、新人なわけですから仕事がうまくできなくて当然です

でも同じ新人の中にも

• 要領を得てなんでもうまくこなす人
• 最低限の要望には応えられる人
• 簡単なことでもうまくできない人

というように、さまざまな人が存在します

1つ目のパターンの人は、要領が良くて1つの指示から先々のことを予測でき、『ここまででいいですか？』『これは必要ないですか？』と積極的に業務をこなすタイプの人です

もはやこのタイプだと指導する手間も省ける反面、いつ自分の立場が追い抜かれるのかとヒヤヒヤしてしまいます笑

そして2つ目のパターンの人は、指示を出した範囲の仕事はしっかりとこなし、それより先のことに関しては自分からは動かずに指示を待つという、言われたことをこなすタイプの人です

このタイプの人がおそらく一番多く、言ったことをしっかりとこなしてくれつつも下手に自分の意見を持たないので一番指導しやすいタイプとも言えます笑

そして最後に3つ目のパターンのひとですが、新人に指示する内容なのでさほど難しいことを要求していないにも関わらず、なぜかうまくこなせないというタイプです

ではなぜ、彼らは仕事をうまくこなせないのか？そもそも“仕事をうまくこなせない”とはどういうことなのか？ということについて解説していきたいと思います

そもそも仕事がこなせないとは？

新人だから仕事の内容や質としては低くて当然です

しかし、実際仕事の質云々の前になぜか簡単な業務もこなせない…一度説明したことも忘れてしまう…という新人さんもいるのではないでしょうか

そういった“仕事がうまくこなせない”人の特徴と原因をまとめてみました

一度説明したことをすぐ忘れる

新人指導ではとにかく新しいことをたくさん教えることになると思うのですが、一つ一つしっかりメモを取って覚えようとする人がいる反面、まったくメモを取らないorメモを取ってもうまくまとめられずに何も自分のものにできないという人もいます

こちら側としてはきちんと説明したつもりでも、『この前説明したよね？』、『前言ったこともう忘れたの？』とイライラしてしまうパターンのやつです…

この原因として、

• 普段からメモを取る習慣がない
• メモをうまくまとめられない
• 理解力が乏しい

という3つの理由が考えられます

まずメモを取るという習慣がないというのは、指導される側としてナンセンスですが、そもそも社会人になるまでの過程で厳しく指導されるという経験が少なく、『聞けば何度でも教えてもられるもの』という認識の人も中にはいるものです

そして、メモを一生懸命とっても、メモを取ることに集中してしまってなかなか内容が頭に入ったこないという人や、メモを綺麗にまとめることが苦手でどこにメモをとったのか？何を書いてあるのか？がわからないというパターンも考えられます

また、単に理解力が少し乏しく、一度の説明ではなかなか理解できない、または理解できていないことを質問することに恐れを持っていて、質問できずに結局わからないままという人もいます

いずれにせよ、念入りな指導や何度も説明することが必要になってくるので、指導に根気のいるタイプです

簡単な作業もうまくこなせない

新人のうちは簡単なことから業務を始めていくことになると思いますが、その簡単な作業ですらうまくこなせない人も中にはいます

その原因として、

• 業務の向き不向き
• 極度の緊張
• 要求されているレベルが分からないが故の失敗

の3つの理由が考えられます

まず業務の向き不向きについてですが、新人のうちから技能を有する業務をさせることはあまりないかもしれませんが、たとえば計算業務やデータ処理、パソコンや機器の操作や資料作成など、単純作業1つをとってもさまざまな内容があると思います

計算は得意だけどそれらの資料をまとめ上げるのは苦手、だとか見やすく資料をまとめられるけどパソコン操作が苦手などなど…誰しもが得意な分野もあれば、もちろん苦手な分野もあるはずです

もしくは、会社で働くということ自体や、先輩に指導されて見られながら行うということに極度に緊張してしまって、上手くこなせないというパターンも考えられます

慣れないことをするが故に、普段の力が発揮できずに、結果うまくいかないということはよくある話ではないでしょうか

そして最後に、先輩から要求されているレベルがわからずに『どこまでやればいいのか？』と悩んだ結果失敗してしまうパターンです

例えば、めちゃくちゃ簡単な作業をものすごーく丁寧に教えられたとしたら、『こんな簡単な作業だけどすごく丁寧に教えられたから、めちゃくちゃ真剣にやらなきゃってこと…？』と深読みしてしまったり、

はたまた、教えられたことの次のステップがさきよみできる場合だったら、『これの次はおそらくこれをするはずだけど、勝手にやってもいいのか…？』などなど、変に深読みしてしまって力みすぎてしまうパターンです

適性を見極めるためにもあらゆる業務を経験させる必要はありますが、うまくいかない業務ばかりに目を向けるのではなく、少しでも“できる所”に目を向けるように心がけるといいかもしれません

同じミスを繰り返す

何度も同じところでミスを繰り返してしまう…まさに新人さんあるあるではないでしょうか

何度も同じミスを繰り返してしまう原因としては、

• 注意力散漫
• 『また失敗してしまうかもしれない』という気持ちの問題

ということか挙げられます

まず一つ目に、同じところでミスをするということは、注意散漫によるもので、いつも同じところで気を抜いてしまう、調子に乗ってしまうということです

こういったパターンは、同じ業務を何度か繰り返し行うことが増えてくる、徐々に慣れてきた時期に多く見られます

またこの他に、同じ箇所で同じミスを一度してしまうと、『また失敗してしまうのではないか？』、『次やったらすごく怒られるに違いない』などという、ネガティブな気持ちの問題も考えられます

一度のミスは誰しも起こりうることですが、それが2回同じ箇所で繰り返してしまうとなると、『同じところでミスしてしまった。次こそは気をつけなければ』と気負ってしまうはずです

それがまたミスをする…となると、段々と『ここで必ずミスをしてしまう』、『ここは苦手だ』とネガティブな気持ちが先走ってミスにつながってしまうパターンです

真面目な人や真剣に仕事に取り組んでいる人ほど陥りやすいので、注意が必要です

指示を理解できない

仕事をうまくこなせない理由として、単に指示が理解できていないということも考えられます

ただ単に新人さん側の理解力が乏しいだけ、というのも考えられますが、指導者側としてもわかりやすく教えている“つもり”になってはいませんか？

たとえば、何年も勤めていれば当たり前になっている専門用語を交えて説明していたり、自分にとっては簡単なことだからと作業工程を簡略して教えるなどなど…

よくよく考えると思い当たる節がある…という方も少なくないのではないでしょうか

作業が遅い

何をさせても作業が遅い！という人もいますよね

作業に時間がかかってしまう原因としては、

• どれくらいの程度ですればいいのか分からない
• 丁寧にやりすぎている
• 指導する側としては慣れているが故に遅いと感じてしまっているだけ

ということが挙げられます

まず、その業務になれている先輩社員の立場からすれば、おおよそどれくらいの時間がかかるのか検討がつくと思います

一方で初めてやる新人の立場からすれば、そもそも平均的にどれくらいの時間をかけて行うものなのか？というのが分からないため、早すぎたら『もっと丁寧にやって！』と言われるし、遅すぎたら『もっと早くして！』と言われるわけで、その狭間で葛藤しているのです…

あるいは、自分の中で操作を覚えたり理解したりするために、ゆっくりと丁寧に作業を行なっている可能性もあります

ただ単に丁寧にやりすぎている場合であれば、『もっとここは簡単にやればいいよ』とアドバイスできますが、覚えるためにゆっくりと時間をかけているのであれば、そのペースに合わせてあげた方がいいかもしれません

そして最後に、新人さんが行っている作業自体は決して遅いわけではないけど、業務になれている自分と比較して遅く感じてしまっているということも考えられます

誰しも初めてのことはそう早く簡単にはできませんが、数をこなして慣れてくれば次第に早くできるようになるものです

そもそも新人さんには業務のスピードを求めるのではなく、

• まずは丁寧にしっかりと業務が行えるかどうか
• 基本の業務を覚えてもらう

といった目的で、温かく見守っていくことが大切です

仕事をうまくこなせるようにするための対処法

ここからは、仕事がうまくできない新人さんに対して、仕事をうまくこなしてもらえるようになるための指導方法についてご紹介していきたいと思います！

メモを取る十分な時間を与える

新人指導をする際には、教えたいことはたくさんあるかもしれませんが、相手がしっかりと理解できるように、覚えられるようにメモを取る時間を十分に取ってあげることが大切です

社会人にとってメモを取ることは非常に大切です

メモを取ることで、一度聞いたことを忘れずにいることができ、先輩に何度も書き直すという“相手の時間を奪ってしまう”という最悪の事態を防げます

また、自分が後から見返した時にわかりやすいようにメモを取るということが、仕事においてわかりやすいスケジュールの管理や、書類の整備など、仕事における応用力にもつながります

メモを取る習慣は、社会人になる以前の学生生活ではあまり馴染みがないorメモの恩恵をうけることは少ないはずです

そんな新人さんにはまずはメモの大切さを教えることから始めましょう

その上で、

• 教えたことをしっかりと理解できる
• 後から読み返した時に思い出せる
• メモを見ればその業務ができる

といった、しっかりとしたメモを取るための時間を取るようにぜひ気をつけてみてください♪

しっかり理解できているか適宜確認する

新人あるあるとして、理解できていないにも関わらずわかったフリをしてしまうという人は少なくありません

わかったふりをしていて、実は理解できておらず、後からもう一度説明するのはかなり面倒！！！

一回でちゃんと理解させる(何度も説明する手間を省く)ためにも、説明中に適宜理解できているかを確認することは非常に重要です

しっかり理解させるという相手のためであり、一度の説明で終わらせる自分のためでもあるのです…！

ただ『理解できた？』と聞くのではなく、『(応用させて)じゃあこの場合はどうなると思う？』というように、相手が本当に理解できているか応用形式で確認するのもいいかもしれません

わからないことはいつでも聞けるような関係作り

1つ前の項でご紹介したように、新人は分かったフリをしてしまいがちなものです

この理由として、

• 理解力がないと思われたくない
• 怒られるのではないかと不安
• 何度も聞くと迷惑になるのではないか

ということが考えられます

こういった、質問することへのネガティブな考えを持たせないようにするためにも、質問を始め、話しやすい関係作りをすることはとても大切です

プライベートな話や仕事の裏話などで打ち解けるもよし、絶対に一つは質問をすること！というようにきまりを作ってもよし、自分と相手との関係を見極めて是非良好な関係を築いてください

とはいえ、あまりフランクな関係になりすぎると今度は返って仕事をあまりしなくなってしまう…となっては元も子もありません

仕事をするときはしっかりする、そうでない時は気兼ねなく話せる関係を作る、というようにオンとオフを使い分けてみてください！

最初は出来なくても当然という認識を持たせる

これは人によるものではありますが、仕事や先輩に対して極度に緊張してしまいがちの新人さんにはぜひ、最初はうまく出来なくて当然だということを教えてあげてください

特に真面目な人や、自分に自信が持てない人はたった一度の失敗でも

失敗してしまった→また失敗するのではないか→自分は仕事ができないやつだ

といった負のサイクルを作ってしまいがちです

新人だから上手く出来なくて当然！徐々に経験を積んで慣れていくもの！という認識を持たせてあげるようにしてみてください

新人教育をする上で大切な考え方

新人指導は根気と体力が必要な大変な業務です

こちらがいくら丁寧に、わかりやすく教えていてもうまく伝わらないことはたくさんあるので、『どうして出来ないんだろう』、『教え方が下手なのかな』と感じてしまうこともあるかもしれません

そこでここからは、新人指導をする上で大切な考え方をご紹介していきたいと思います

期待しすぎない

一番大切なことは相手に期待しすぎないということです

『これくらいできるだろう』とこちら側が勝手に期待して、結果的にそれが出来なかった場合に、『このくらいも出来ないのか！』と、こちらが勝手に過信したのに怒るのはお門違いです。笑

最初から期待していなければ、その分出来ることへのハードルも低いわけですから、たとえ出来なくても怒ったり、自分の指導が悪いのかと悲観することはありませんし、むしろ出来た時に褒めて伸ばすことができます

最初は出来なくて当然。経験を積んでいけばどう足掻いてもどうせできるようになるので心配ご無用です。

期待するのはもっと経験を積んだ後からの方が、お互いにとってメリットがあるといえます

他人と(過去の自分と)比較しない

新人といっても1人とは限らず、複数人いることもあると思います

たとえ1人だったとしても、去年の新人さんや、はたまた自分が新人だった頃など、会社に長く在籍すればするほど仕事についての比較対象は増えると思います

たとえ比較対象がいたとして、他人との比較はしないように心がけましょう

どうしても仕事の向き不向き、要領の良さには差があるもので、なんでも要領良くこなしてしまう新人さんもいる反面、なかなか仕事がうまくできない人も必ずいるものです

そういった新人さんは、自分が一番比較されてつらいことを分かっています

どうしても比較対象があると仕事の要領やスピードに目がいってしまいがちですが、そこを指摘するのは厳禁で、むしろ悪い方向へといってしまいかねません

比較して悪い点ばかりに目を向けるのではなく、良いところを見つけてあげるようにしてみてください♪

気さくに話し合える関係を築く

指導する側からはもちろんですが、相手からも気さくにコミュニケーションが取れる関係を築くことは大切です

相手からも積極的にコミュニケーションが取れる関係になれれば、仕事の質問や相談をすることができ、結果的に仕事の質の向上につながります

築き上げる関係は人それぞれですが、相手側から聞きたいことを聞ける雰囲気を作ることが一番のポイントです

会社独自のルールは教えておく

たとえば新人は〇〇をする、だとか、先輩上司への対応方法だとか、その会社独自のルールはどこにでもあるものだと思います

ルールとまではいかなくても、例えばあの上司は怒ると怖いから気をつけろ…程度でも、そういった会社内の暗黙のルールを教えておくことも大切です

• 新人に会社の闇を教えたくない
• 同じ流れを受け継いで行って欲しくない

などなど、いろんな考えはあるかもしれませんが、新人さんがその会社で生き抜いていくために必要なことは教えてあげましょう

あなたがもしそれを教えなかったことで、新人さんが何か問題を起こしてしまったとしたら、新人さん自体の評価が下がってしまいかねませんし、『指導がなってない』と指導者のあなたに矛先が向かないわけでもありません

『この会社で行く中にはこれが必要なんだよ…』と優しく共有してあげてください(*´-`)

チャレンジさせてみる

『まだ任せるには早いかな…』と、ずっと同じようなことをやらせて、大きめの業務をさせないのはかえって逆効果です

いつも同じことばかりでつまらない仕事だと認識されてしまうかもしれませんし、はたまた『自分はまだ任せてもらえないのか』と悲観してしまう人だっているでしょう

いずれにせよ仕事に対してのマイナスイメージを植え付けかねないので、ある程度慣れてきたと思ったら一度チャレンジさせてみることは有効です

一度の挑戦でも『自分はこの仕事を任せてもらえた』という自信につながりますし、今までやってきた業務はここに繋がるんだ、と業務の流れや一つ一つの業務の大切さを再認識することもできます

新人のやる気を出させる言葉

最後に、日々仕事を覚えるのに一生懸命な新人さんを元気付ける&やる気を出させる言葉のご紹介です！

何回も聞いてくれていいからね

やる気を出す、というよりも、新人時代に一番欲している言葉と言えます

世間には『一度で全て覚えろ！』、『何度も聞くな！』というふうに、一度で全て覚えるのが社会人の常識というような変な認識が蔓延っています

たしかに、メモをしっかりとるという観点でも、忙しい先輩に何度も時間を取らせないという観点からも、間違いではない気はするのですが、忘れたり、わからなくなって自分で解決してしまうくらいなら何度も聞けばいいと思うのです…！

それに、初めて聞いた時と何度か経験した後とでは新しい気づきや発見があったりしてさらに質問したくなるのは当然のことです

だからこそ、『一度で覚えろ』というたくさんの先輩社員の中であなた一人でも『何度でも聞いて良いからね』と声をかけてあげられれば、新人さんの心をぐっと掴めること間違いなしです…！

〇〇を任せたい

“〇〇を任せる”、“〇〇をやってもらいたい”、これらは魔法の言葉です…

新人のうちは、『自分は仕事がうまく出来ているのか？』という不安を抱えて過ごす人がとても多いものです

そんなときに“任せたい”という言葉をかけてもらえれば、

任せる=自分の仕事とを認めてもらえた

ということにつながるので、不安を払拭し、自信につなげることができます

例え任せるのが大きな業務でなくても、“任せてもらえる”というところに大きな意味があります

まずは簡単な業務からでいいので、ちょっとずつ業務を任せてみてください♪

自分が新人の時は出来なかった

新人さんは仕事の指導をしてくれるあなたのことをおそらく“すごく仕事のできる人”という認識で見ています

中には『この先輩みたいに仕事ができるようになるのかな…』と不安に思う人もいるはずです

そんな彼らに、あなた自身も新人時代からうまく出来たわけではない、昔はこれが出来なかったというような経験談を話してみるのも効果があります

先輩も完璧ではないという話を聞けば、不安を取り除くことができたり、自己肯定感を上げることができるはずです

ネガティブな感情を払拭することが、一番のやる気への近道なのです

ちょっとした意識がけを！

新人指導はたしかに大変なこともたくさんありますが、それでも1人の人間を育てるというとてもやりがいのあることです

そして、できれば全員が仕事ができる一人前に育って欲しい…そのためにも、今回ご紹介した新人指導の基礎・基本をちょっと意識して指導に臨んで頂ければと思います☺︎

このほか、仕事ができない新人指導でイライラしないコツについてもご紹介しているので、合わせてご覧ください♪↓↓

仕事ができない新人指導でイライラしないコツとは？

会社である程度の長さ働いていると必ずやってくる新人指導について… もしかしたら勤続年数十数年越えのベテラン上司の立場とし...

poko-blog.com

2020.11.08

ここまでお読みいただきありがとうございました！

おしまいっ